Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Switch Nordic Green AB Filial Finland (tekstissä myöhemmin Nordic Green Energy)

Myllykatu 15
65100 VAASA
Puhelin: 06 357 7750, sähköposti: asiakaspalvelu@nordicgreen.fi

Rekisterin nimi
Nordic Green Energy asiakasrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste
Rekisterin pitäminen perustuu voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen, mahdolliseen asiakassuhteeseen, palvelukehitykseen tai Nordic Green Energyn lakisääteiseen velvoitteeseen mm. silloin, kun Nordic Green Energy käyttää rekisterin tietoja noudattaakseen kirjanpitoa tai muita pakottavan lainsäädännön alaisia velvoitteita.

Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterinpitäjä tai tämän valtuuttama yhteistyöosapuoli käyttää asiakkaan tai mahdollisen asiakkaan henkilötietoja lainsäädännön puitteissa seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen kehittämiseen ja ylläpitoon
• Tuotteiden ja palveluiden tarjontaan, toimitukseen tai tuottamiseen
• Maksusuoritusten valvontaan ja perintään
• Rekisteripitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinointiin ja myyntiin
• Rekisteripitäjän liiketoiminnan kehittämiseen, mukaan lukien asiakaspalvelun kehittäminen
• Mahdolliseen segmentointiin tai profilointiin, jonka avulla edellä mainittuja osa-alueita voidaan yksilöidä ja personoida asiakaskohtaisesti

Rekisterin sisältö
Asiakkaan tiedot rekisterissä: nimi, henkilö- tai yritystunnus, kielikoodi, yhteystiedot (mm. puhelinnumero(t) ja sähköpostiosoite), asiakasnumero, asiakkaan ilmoittamat suoramarkkinoinnin luvat ja kiellot, asiakkaan luokitteluun liittyvät tiedot, asiakkaiden ja Nordic Green Energyn väliset tallennettavat puhelut, asiakkaan yhteydenottojen aikana asiakkaan antamat tiedot (sähköposti, lomake), asiakkaan PIN-koodi ja kirjautumistiedot Nordic Green Energyn Oma Virta -palvelun käytön mahdollistamiseksi.

Sopimus- ja toimitustiedot: tariffitieto, sähkön alkuperä, kesto, sopimustyyppi, hinnat, mahdolliset alennukset ja etuudet, myyjätieto, tilaustunnus, asuntotyyppi, vuosikulutusennuste.

Käyttöpaikan tiedot: osoite, vuosikäyttöarvio ja kulutustiedot, mittarinumero ja mittaustapa, verkkoyhtiö, verkkoyhtiön aluekoodi sekä kaikki käyttöpaikan tiedot, joita tarvitaan palvelun toteuttamiseen asiakkaalle.

Laskutus-, luotto- ja maksutiedot: laskutusosoite, eräpäivä, laskutustapa ja laskutusjakso, tilinumero ja tiedot maksusuorituksista, sekä kaikki laskutukseen liittyvät tiedot, joita tarvitaan laskutuksen toteuttamiseksi asiakkaalle

Muut tiedot: asiakaspalaute, suoramainonnan hyväksyntä/kielto, etämyynnin ja muun suoramainonnan tietoja ja muita tietoja, jotka asiakkaan suostumuksella on haettu ja joita tarvitaan asiakkaan haluaman palvelun toimittamiseksi, sekä muut asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi.

Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot: sopimusvahvistuksen, asiakastiedotteen tai muun asiakkaalle toimitetun informaation lähetystapa, aika tai tieto perillemenosta. Oma Virta -palvelun kirjautumisaika, IP-osoite ja kirjautumisyritykset.

Rekisterin tietojensäilytys

Henkilötietoja säilytetään vain tässä tietosuojaselosteessa määritettyjen tarkoitusten täyttämisen ajan tai muutoin ilmoitetun ajan, ellei lainsäädäntö vaadi pidempää henkilötietojen säilytysaikaa. Säilytysajat voivat olla erilaisia sen mukaan, mistä henkilötiedosta on kyse.

Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja asiakkaista saadaan mm. tarjouskyselyistä, tilauksista, sopimuksista ja muista yhteydenotoista, ja niistä tiedoista, jotka tallentuvat, kun asiakas käyttää palveluita tai tuotteita. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. kilpailuista, arvonnoista ja puhelinmyynnistä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot tallennetaan, jos asiakas on antanut luvan markkinointiin tai yhteydenottoihin.

Henkilö-, luotto- ja osoitetietoja voidaan hakea tai todentaa myös Väestörekisteristä, Suomen Asiakastieto Oy:ltä tai jonkun muun osoite- ja päivityspalvelua tarjoavan rekisteripitäjän palvelusta. Tietoja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon säännöstön perusteella.

Kaikki asiakkaiden yhteydenotot voidaan tallentaa, että Nordic Green Energy voi käyttää niitä liiketapahtumien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä ja asiakaspalvelun kehittämisessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Pääsääntöisesti Nordic Green Energyn asiakasrekisteristä ei luovuteta tietoja konsernin ulkopuolisille tahoille. Mahdolliset tietojen luovutukset viranomaisille tehdään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa Nordic Green Energyn yhteistyökumppaneille tai alihankkijoille, mikäli asiakkaalle toteutettava palvelu sitä vaatii. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme, että henkilötietoja käsitellään ajantasaisen henkilötietolain mukaisesti ja asiallisesti.

Tietojen luovutus kolmansille osapuolille
Välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa Nordic Green Energyn kanssa sopimussuhteessa oleville kolmansille osapuolille (yhteistyökumppani, palveluntarjoaja) palvelun tuottamista tai markkinointia varten tämän selosteen ja ajantasaisen lainsäädännön puitteissa. Luottotietojen tarkastamisesta jää myös tieto asiakasrekisteriin, ja se toteutetaan aina ajantasaisten sopimusehtojen ja lainsäädännön mukaisesti.

Asiakkaalle toteutettavan palvelun osalta välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös siinä tapauksessa, jos asiakkaalle toimitettava palvelu tai etuus, kuten bonuspisteet, alennusohjelma tai etukortti sitä edellyttävät palvelun toteuttamiseksi.

Voimme käyttää asiakasrekisterin tietoja hyväksi myös analyysi-, raportointi- tai personointitarkoituksissa, joissa voidaan käyttää hyväksi kolmannen osapuolen tarjoamaa ohjelmistoa tai palvelua, että voimme tarjota ensiluokkaista palvelua asiakkaillemme. Tässä tapauksessa käytetty tieto on anonymisoitua tai pseydonymisoitua aina mahdollisuuksien mukaan, ja vältämme kaiken ylimääräisen tiedon tallentamista tai säilyttämistä kolmansien osapuolien käyttöliittymissä ja palvelimilla. Vain Nordic Green Energyllä on mahdollisuus yhdistää tällainen Nordic Green Energyn asiakasrekisterissä oleva tieto henkilöllisyyteesi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Nordic Green Energyn asiakasrekisteristä ei luovuteta pääsääntöisesti tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli asiakkaalle toteutettava palvelu edellyttää osittaista ulkoistamista kolmannelle osapuolelle palvelun toteuttamiseksi, huolehdimme henkilötietojen riittävästä suojasta ja luottamuksellisuudesta. Nordic Green Energy ei myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Rekisterin suojauksen perusteet
Materiaali, joka on manuaalisessa muodossa, säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, joita Nordic Green Energy käyttää. Asiakasrekisterin tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on pääsy vain Nordic Green Energyn henkilökunnalla. Nordic Green Energy edellyttää, että työntekijät ja yhteistyöpartnerit noudattavat vaitiolovelvollisuutta koskien asiakasrekisterin tietoja. Kaikilla on käytössä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot, vaatia virheellisen tiedon korjaamista ja oikeus kieltää käsittelemästä rekisteröityä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia varten. Mahdolliset tarkastus-, oikaisu- tai kieltopyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti allekirjoitettuna osoitteeseen Nordic Green Energy, Myllykatu 15 Vaasa, tai sähköpostitse asiakaspalvelu@nordicgreen.fi.

Muutokset

Nordic Green Energy kehittää jatkuvasti liiketoimintaansa ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Mahdolliset muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Lue myös: Verkkovierailu ja evästeet sekä asiakasviestinnän käytännöt

Tietosuojaseloste on päivitetty 10.2.2023